Wildlife Conservation Society сохраняет дикую природу и отмечает её ценность с помощью Asana

Общество охраны дикой природы (WCS), основанное в 1895 году, является самой крупной в мире организацией по охране дикой природы. Она реализует более 500 программ почти в 60 странах, помогая управлять охраняемыми территориями и замедлять изменение климата. Но WCS не действует в одиночку. Она сотрудничает с сотнями партнёрских организаций, поставщиков и местных органов власти, которые разделяют её научно обоснованную миссию по охране природы. 

Инициативы WCS сложны и трудоёмки в реализации, особенно при таком большом количестве сотрудников и ограниченных ресурсах некоммерческой организации. До Asana участники проектов использовали разные инструменты для управления своей работой — электронную почту, электронные таблицы и различные приложения. Не было единого способа планирования или обмена информацией, что вызывало проблемы с прозрачностью и замедляло работу всех участников: 

• Растущая сложность проекта Conservation Technology увеличивала риски, связанные с дедлайнами и бюджетами. 

• Технологические границы между командами ограничивали поток информации, что затрудняло выявление рисков и предотвращение проблем до их возникновения, а это приводило к перегрузке ресурсов.

• Электронная почта использовалась для слишком многих целей: помимо общения, WCS использовала её для управления работой, обработки запросов сообщества и хранения документов. Участникам команды приходилось продираться сквозь сотни входящих писем, что не позволяло быстро выполнять задачи.

Джонатан Палмер, исполнительный директор команды WCS по технологиям в области охраны природы, говорит: «Наши процессы управления проектами и задачами не способствовали позитивному взгляду на загрузку — была чрезмерная зависимость от управления задачами по электронной почте, из-за чего у членов команды было ощущение, что они пытаются пить из пожарного рукава».

На своей предыдущей должности руководителя Global Technology в отделе ИТ Джонатан возглавлял поиск новой платформы для управления работой, которая бы устранила барьеры между командами, а также внешними сотрудниками. Более продуктивная рабочая среда позволила бы WCS реализовывать свои проекты и максимально эффективно использовать средства, полученные от спонсоров.

Некоммерческие организации пытаются сделать в 10 раз больше, чем позволяют их ресурсы. Без централизованной координации сложно завершить проект в срок, уложившись в бюджет, особенно если работа ведётся между организациями и командами с несколькими матрицами.”

Гибкость по умолчанию: централизация работы в Asana

Джонатан искал единую платформу, которая позволила бы всем командам, партнёрам и консультантам работать вне зависимости от организационных границ, даже если они используют разные технологии и процессы. 

«Asana — это идеальное решение», — говорит Джонатан. «Речь идёт о том, чтобы помочь людям лучше выполнять задачи, которые им важны, а не о том, чтобы ограничивать их какой-то конкретной методологией».    

С помощью Asana команды WCS теперь могут получать доступ к одним и тем же общим хронологиям, документам и задачам, которые обновляются в реальном времени. Asana интегрирована с более чем 10 инструментами, которые используют сотрудники, включая Google Диск, Office 365, Slack и внутренние системы WCS. 

«Мы можем работать в нескольких организациях, не полагаясь на специалистов отдела ИТ для интеграции систем», — добавляет Джонатан.

Устранение организационных границ для повышения эффективности природоохранной деятельности 

Сегодня Asana является официальной системой управления работой для нескольких групп в WCS, помогая им реализовывать инициативы вовремя и в рамках бюджета в партнёрстве со всё большим числом внешних сотрудников. 

Организация сэкономила примерно восемь рабочих недель в год благодаря новым возможностям повышения эффективности и использованию функций Asana, таких как автоматизация, формы и комментарии в проекте, вместо отправки электронных писем. В среднем участники инициируют совместную работу с другим пользователем через Asana более 2700 раз в месяц. Эта экономия времени высвобождает ресурсы WCS, позволяя командам расширять масштаб и влияние своих проектов без увеличения затрат. 

Теперь мы можем справляться с чрезвычайно сложной загрузкой с помощью Asana. Я могу спокойно спать ночью, зная, что, проснувшись утром, я быстро увижу, что все проекты моей команды движутся в нужном направлении. Это может показаться простым, но в глобальной организации это имеет огромное значение.”

Единая виртуальная организация, объединяющая работников, поставщиков и партнёров

«Asana обеспечила высочайший уровень прозрачности, когда каждый делится своими планами на предстоящую неделю», — говорит Джонатан. Это помогает обмениваться идеями между командами, находящимися в разных часовых поясах, будь то в штаб-квартире в Нью-Йорке или на местах, на природоохранных участках. 

Половина пользователей Asana в WCS — внутренние работники, а другая половина — внешние участники. «Управление всем в одном месте даёт нам возможность руководить виртуальными организациями, в которые входят моя команда, другие работники WCS, другие организации и поставщики», — говорит Джонатан. «Мы перемещаем задачи из одной части виртуальной организации в другую, и у нас есть взаимная ответственность по всем нашим проектам». 

Нас больше не отвлекает сложность работы с многочисленными организациями, партнёрами и поставщиками в разных часовых поясах. С Asana ни одна важная деталь не остаётся незамеченной.”

Команда Джонатана по технологиям в области охраны природы предоставляет масштабируемые технологические решения для реализации полевых программ и решения важнейших вопросов охраны природы, и эти решения часто создаются в партнёрстве с другими организациями. «Благодаря поддержке безграничной структуры Asana позволила нам расширить масштабы сотрудничества», — говорит Джонатан. Его команда добавила трёх новых партнёров в свой список близких сотрудников, увеличив его с двух до пяти. 

Асинхронная работа для увеличения потенциала WCS без увеличения затрат 

Нью-Йорк был эпицентром команды Conservation Technology, и казалось, что единственный способ управлять сложной рабочей нагрузкой — это чтобы работники и поставщики находились в одном часовом поясе. Но теперь Джонатан может нанимать сотрудников и привлекать поставщиков по всему миру, не беспокоясь о замедлении проектов, потому что Asana позволяет им работать асинхронно. Операции выполняются круглосуточно: работа над проектом начинается в 7 утра понедельника в Джакарте и продолжается до конца дня пятницы в США. В его распределённую команду входят нужные люди с нужными навыками, а местоположение используется для максимальной экономии бюджета и повышения результативности. 

Например, Джонатан увеличил численность своей команды на 30 %, наняв штатных сотрудников, работающих на местах в заповедниках, что помогает ему лучше удовлетворять организационные потребности на местном уровне, сохраняя при этом стабильные затраты. 

Команда Conservation Technology также работает с консультантами, которые оказывают поддержку в области дизайна, веб-разработки, DevOps и облачного хостинга. До Asana основные поставщики находились в США, но теперь они расположены в Южной Америке, Европе и Азии, и благодаря экономии средств и повышению операционной эффективности объём работы поставщиков увеличился на 35 %.

Благодаря большему количеству работников, консультантов и партнёрских организаций, участвующих в инициативах Conservation Technology, они могут реализовывать более амбициозные проекты. Например, они использовали Asana для организации крупного проекта, имеющего ключевое значение для стратегии WCS: Nature's Stronghold Impact Platform — глобальной инициативы по предоставлению отчётности, позволяющей централизованно получать и отображать подробные показатели по сотням природоохранных объектов WCS и партнёрских организаций. Этот единый фронт количественно оценивает влияние их работы для спонсоров и природоохранного сообщества в целом. 

«Этот проект лежит в основе нашей стратегии по сбору средств, — говорит Джонатан, — и способствует прозрачности в нашей организации, показывая, что каждый доллар, пожертвованный WCS, оказывает влияние на природоохранную деятельность».

Поддержка тысяч пользователей и прогнозирование бюджетных потребностей для удовлетворения спроса

Ещё одна команда, которая управляет своей работой в Asana, — это SMART Partnership, совместный проект девяти природоохранных групп. Эта организация, занимающаяся программным обеспечением и услугами, поддерживает более 1000 охраняемых объектов в 90 странах. Моника Харрис, руководитель программы SMART, говорит: «Нашими пользователями являются правительства и природоохранные организации по всему миру, которые выбрали наши инструменты для управления парками и заповедниками в своей стране. Это большая ответственность, и мы хотим эффективно и своевременно реагировать на их потребности».

Раньше SMART использовала таблицы и электронную почту для управления запросами от пользователей программного обеспечения по всему миру, а эти запросы могут быть серьёзными и срочными. «Например, с нами связывается рейнджер из Намибии и говорит, что он застрял в поле и ему нужно скачать данные, — говорит Моника. — «Мы не хотим подводить людей». Но быстро отвечать на запросы было сложно, потому что небольшая команда Моники пыталась справиться с огромным объёмом работы без нужных инструментов.

Asana бесценна. Без неё было бы невозможно своевременно обрабатывать тот объём запросов, который мы получаем.”

Сегодня SMART использует формы Asana для сбора запросов на поддержку, доступ к программному обеспечению и исправление ошибок, а также для управления этими запросами. Обязательные поля в форме собирают всю информацию, необходимую команде Моники для перенаправления и решения проблемы на начальном этапе (например, снимки экрана с ошибками), что исключает необходимость в переписке по электронной почте.

Предоставление бесплатного программного обеспечения SMART пользователям требует затрат, поэтому Моника использует отчётность в Asana, чтобы отслеживать спрос и заблаговременно корректировать бюджет и ресурсы в соответствии с ним. «Я могу проинформировать руководящий комитет о том, укладываемся ли мы в бюджет, или же наш спрос высок, и нам нужно больше средств для конкретной деятельности», — говорит Моника.

Быстрое и тщательное реагирование на жалобы

Другая команда WCS, команда заповедника Окапи (OWR) в Итури, при поддержке финансируемой ЕС Программы устойчивого управления дикой природой (SWM) использует Asana в качестве системы обработки жалоб. Джонатан говорит: «Любой многонациональной организации нужен способ управления жалобами. Одна жалоба, если она не будет обработана правильно, может создать огромный организационный риск». 

Кэролайн Абид, менеджер программы SWM ЕС, говорит: «С помощью Asana мы повышаем оперативность реагирования на местах, чтобы все жалобы рассматривались быстро». Использование Asana для работы с жалобами, а также для комплексного управления проектами помогает команде WCS эффективно выполнять задачи, чтобы лучше служить своим сообществам и укреплять доверие среди местных жителей и партнёрских организаций. 

Asana даёт нам общее представление о том, что нужно сделать, поэтому мы можем сократить время, затрачиваемое на администрирование и организацию, и сосредоточиться на важной работе на местах.”

Создание светлого будущего для дикой природы по всему миру

Централизуя работу в Asana, WCS использует возможности своих сотрудников, поставщиков и внешних сотрудников, чтобы реализовывать больше проектов с минимальными затратами. 

И благодаря прозрачности между группами и проектами младшие члены команды по всему миру могут воспользоваться возможностями, которые исторически были более доступны для работников, находящихся рядом со штаб-квартирой WCS. Эта прозрачность помогает WCS расширять возможности своих работников и переходить к новому способу работы в качестве глобальной команды. 

Asana позволила нам сосредоточиться на достижении результатов, чтобы проекты завершались вовремя, в рамках бюджета и с довольными клиентами. Вот что важно.”

По мере того как Джонатан и WCS запускают смелые природоохранные проекты, они будут продолжать управлять ими в Asana, потому что лучшие рабочие процессы ведут к лучшему исполнению, а отличное исполнение создаёт доверие между партнёрами, спонсорами и сообществами, работающими над защитой драгоценных уголков природы.