Инициативы WCS сложны и требуют больших усилий для реализации, особенно учитывая большое количество сотрудников и ограниченные ресурсы некоммерческой организации. До Asana участники проектов использовали разные инструменты для управления своей работой — электронную почту, электронные таблицы и различные приложения. Отсутствовал единый способ планирования и обмена информацией, что приводило к проблемам с прозрачностью и замедляло работу всех сотрудников: 

• Растущая сложность проекта «Технологии охраны природы» увеличивала риски, связанные с дедлайнами и бюджетами. 

• Технологические границы между командами ограничивали поток информации, что затрудняло выявление рисков и предотвращение проблем до их возникновения, а это приводило к перегрузке ресурсов.

• Электронная почта использовалась для слишком многих целей: помимо общения, WCS применяла её для управления работой, обработки запросов сообщества и хранения документов. Участникам команды приходилось продираться сквозь сотни входящих писем, что не позволяло быстро выполнять задачи.

Джонатан Палмер, исполнительный директор команды WCS по технологиям в области охраны природы, говорит: «Наши процессы управления проектами и задачами не способствовали позитивному восприятию загрузки — была чрезмерная зависимость от управления задачами по электронной почте, из-за чего у членов команды возникало ощущение, что они пытаются пить из пожарного рукава».

На своей предыдущей должности руководителя отдела глобальных технологий в отделе ИТ Джонатан возглавил поиск новой платформы для управления работой, которая бы устранила барьеры между командами, а также внешними сотрудниками. Более продуктивная рабочая среда позволила бы WCS реализовывать свои проекты и максимально эффективно использовать средства, предоставляемые спонсорами.

Некоммерческие организации пытаются сделать в 10 раз больше, чем позволяют их ресурсы. Без централизованной координации сложно завершить проект в срок и в рамках бюджета, особенно если работа ведётся между организациями и в командах с несколькими матрицами.

Джонатан Палмер, исполнительный директор, компания Conservation Technology

Гибкость по умолчанию: централизация работы в Asana

Джонатан искал единую платформу, которая позволила бы всем командам, партнёрам и консультантам работать, невзирая на организационные границы, даже если они используют разные технологии и процессы. 

«Asana — это идеальное решение», — говорит Джонатан. «Речь идёт о том, чтобы помочь людям лучше выполнять задачи, которые им важны, а не о том, чтобы ограничивать их какой-то конкретной методологией».    

С помощью Asana команды WCS теперь могут получать доступ к одним и тем же общим хронологиям, документам и задачам, которые обновляются в реальном времени. Asana интегрирована более чем с 10 инструментами, которыми пользуются сотрудники, включая Google Диск, Office 365, Slack и внутренние системы WCS. 

«Мы можем работать в нескольких организациях, не прибегая к помощи ИТ-специалистов для интеграции систем», — добавляет Джонатан.

Устранение организационных границ для повышения эффективности природоохранной деятельности 

Сегодня Asana является официальной системой управления работой для нескольких групп в WCS, помогая им реализовывать инициативы вовремя и в рамках бюджета в партнёрстве со всё большим числом внешних сотрудников. 

Организация сэкономила примерно восемь рабочих недель в год благодаря новым возможностям повышения эффективности и использованию функций Asana, таких как автоматизация, формы и комментарии в проекте, вместо отправки электронных писем. В среднем участники инициируют совместную работу с другим пользователем через Asana более 2700 раз в месяц. Эта экономия времени высвобождает ресурсы WCS, позволяя командам расширять масштаб и влияние своих проектов без увеличения затрат. 

Теперь с помощью Asana мы можем справляться с чрезвычайно сложной загрузкой. Я могу спокойно спать, зная, что, проснувшись утром, я быстро увижу, что все проекты моей команды движутся в нужном направлении. Это может показаться простым, но в глобальной организации это имеет огромное значение.

Джонатан Палмер, исполнительный директор, компания Conservation Technology

Единая виртуальная организация, объединяющая работников, поставщиков и партнёров

«Asana обеспечила высочайший уровень прозрачности, когда каждый делится своими планами на предстоящую неделю», — говорит Джонатан. Это помогает обмениваться идеями между командами, находящимися в разных часовых поясах, будь то в штаб-квартире в Нью-Йорке или на местах, на природоохранных участках. 

Половина пользователей Asana в WCS — внутренние работники, а другая половина — внешние участники. «Управление всем в одном месте даёт нам возможность руководить виртуальными организациями, в которые входят моя команда, другие работники WCS, другие организации и поставщики», — говорит Джонатан. «Мы перемещаем задачи из одной части виртуальной организации в другую, и у нас есть взаимная ответственность по всем нашим проектам». 

Нас больше не отвлекает сложность работы с многочисленными организациями, партнёрами и поставщиками в разных часовых поясах. С Asana вы не упустите ни одной мелочи.

Джонатан Палмер, исполнительный директор, компания Conservation Technology

Команда Джонатана по технологиям в области охраны природы предоставляет масштабируемые технологические решения для реализации полевых программ и решения важнейших вопросов охраны природы, и эти решения часто создаются в партнёрстве с другими организациями. «Благодаря поддержке Asana безграничной структуры мы смогли расширить число партнёров», — говорит Джонатан. Его команда добавила трёх новых партнёров в свой список тесных сотрудников, увеличив его с двух до пяти. 

Асинхронная работа для увеличения потенциала WCS без увеличения затрат 

Нью-Йорк был эпицентром команды Conservation Technology, и казалось, что единственный способ справиться со сложной рабочей нагрузкой — это чтобы работники и поставщики находились в одном часовом поясе. Но теперь Джонатан может нанимать сотрудников и привлекать поставщиков по всему миру, не беспокоясь о замедлении проектов, потому что Asana позволяет им работать асинхронно. Операции выполняются круглосуточно: работа над проектом начинается в 7 утра понедельника в Джакарте и продолжается до конца дня пятницы в США. В его распределённой команде работают нужные люди с нужными навыками, а местоположение используется для максимальной экономии бюджета и повышения результативности. 

Например, Джонатан увеличил численность своей команды на 30%, наняв штатных сотрудников, работающих на местах в природоохранных зонах, что помогает ему лучше удовлетворять потребности организации на местном уровне, сохраняя при этом стабильные затраты. 

Команда Conservation Technology также работает с консультантами, которые оказывают поддержку в области дизайна, веб-разработки, DevOps и облачного хостинга. До Asana основные поставщики находились в США, но теперь они расположены в Южной Америке, Европе и Азии, и благодаря экономии средств и повышению операционной эффективности объём работ поставщиков увеличился на 35%.

Благодаря большему количеству работников, консультантов и партнёрских организаций, участвующих в инициативах Conservation Technology, они могут реализовывать более амбициозные проекты. Например, они использовали Asana для организации крупного проекта, имеющего ключевое значение для стратегии WCS: Nature's Stronghold Impact Platform — глобальной инициативы по предоставлению отчётности, позволяющей централизованно получать и отображать подробные показатели по сотням природоохранных объектов WCS и партнёрских организаций. Этот единый фронт позволяет количественно оценить влияние их работы для спонсоров и сообщества защитников природы в целом. 

«Этот проект является основой нашей стратегии по сбору средств, — говорит Джонатан, — и способствует прозрачности в нашей организации, показывая, что каждый доллар, пожертвованный WCS, оказывает влияние на природоохранную деятельность».

Поддержка тысяч пользователей и прогнозирование бюджетных потребностей для удовлетворения спроса

Ещё одна команда, которая управляет своей работой в Asana, — SMART Partnership, совместный проект девяти природоохранных организаций. Эта организация, занимающаяся программным обеспечением и услугами, поддерживает более 1000 охраняемых объектов в 90 странах. Моника Харрис, руководитель программы SMART, говорит: «Нашими пользователями являются правительства и природоохранные организации по всему миру, к��торые выбрали наши инструменты для управления парками и заповедными зонами в своей стране. Это большая ответственность, и мы хотим эффективно и своевременно реагировать на их потребности».

Раньше SMART использовала таблицы и электронную почту для управления запросами от пользователей программного обеспечения по всему миру, а эти запросы могут быть серьёзными и срочными. «Например, с нами связывается рейнджер из Намибии и говорит, что застрял в поле и ему нужно скачать данные, — говорит Моника. — «Мы не хотим подводить людей». Но быстро отвечать на запросы было сложно, потому что небольшая команда Моники пыталась справиться с огромным объёмом работы без нужных инструментов.

Asana бесценна. Без неё было бы невозможно своевременно обрабатывать тот объём запросов, который мы получаем.

Моника Харрис, менеджер SMART-программ

Сегодня SMART использует формы Asana для сбора и управления запросами на поддержку, доступ к программному обеспечению и исправление ошибок. В обязательных полях формы собирается вся информация, необходимая команде Моники для перенаправления и решения проблемы заранее, например скриншоты ошибок, что исключает необходимость в переписке по электронной почте.

Предоставление бесплатного программного обеспечения SMART пользователям обходится недешёво, поэтому Моника использует функцию отчётности в Asana, чтобы отслеживать спрос и заблаговременно корректировать бюджет и ресурсы в соответствии с ним. «Я могу информировать руководящий комитет о том, укладываемся ли мы в бюджет или же спрос высок, и нам нужно больше средств для конкретного вида деятельности», — говорит Моника.

Быстрое и тщательное реагирование на жалобы

Другая команда WCS, работающая в заповеднике Окапи (OWR) в Итури, при поддержке финансируемой ЕС Программы устойчивого управления дикой природой (SWM) использует Asana в качестве системы обработки жалоб. Джонатан говорит: «Любой многонациональной организации нужен способ управления жалобами. Одна жалоба, если с ней не справиться должным образом, может создать огромный организационный риск». 

Кэролайн Абид, руководитель программы SWM ЕС, говорит: «С помощью Asana мы повышаем оперативность реагирования на местах, чтобы все жалобы рассматривались быстро». Использование Asana для работы с жалобами, а также для комплексного управления проектами помогает команде WCS эффективно выполнять задачи, чтобы лучше служить своим сообществам и укреплять доверие среди местных жителей и партнёрских организаций. 

Asana даёт нам общее представление о том, что нужно сделать, поэтому мы можем сократить время, затрачиваемое на администрирование и организацию, и сосредоточиться на важной работе на местах.

Кэролайн Абид, менеджер программы SWM в ЕС

Создание светлого будущего для дикой природы по всему миру

Централизуя работу в Asana, WCS использует потенциал своих сотрудников, поставщиков и внешних сотрудников, чтобы реализовывать больше проектов с минимальными затратами. 

А благодаря прозрачности между группами и проектами младшие члены команды по всему миру могут воспользоваться возможностями, которые исторически были более доступны для работников, находящихся рядом со штаб-квартирой WCS. Эта прозрачность помогает WCS развивать своих работников и переходить к новому способу работы в качестве глобальной команды. 

Asana позволила нам сосредоточиться на достижении результатов, чтобы проекты завершались вовремя, в рамках бюджета и с довольными клиентами. Вот что важно.

Джонатан Палмер, исполнительный директор, компания Conservation Technology

По мере того как Джонатан и WCS запускают смелые природоохранные проекты, они будут продолжать управлять ими в Asana, потому что улучшенные рабочие процессы ведут к лучшему исполнению, а отличное исполнение создаёт доверие между партнёрами, спонсорами и сообществами, работающими над защитой драгоценных уголков природы.